O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas do governo federal. É a partir dessa ferramenta que as empresas enviam informações aos órgãos fiscalizadores.
O envio de informações é unificado, a burocracia é reduzida e o governo consegue fiscalizar os dados declarados de forma mais ágil e eficiente.
Em resumo, o eSocial torna mais ágil o controle geral das organizações pelos agentes fiscalizadores. E é por isso que o envio de informações devem estar corretos.
Como se adequar ao eSocial
Mesmo sendo um sistema que visa otimizar a rotina dos gestores de negócio e fiscalizadores do governo, o programa é novidade. Portanto, é possível que você e a sua equipe tenham dúvidas no momento de adequar a empresa ao sistema.
O primeiro passo é orientar os profissionais de Recursos Humanos e a contabilidade de quem serão responsáveis por alimentar os dados.
Além disso, uma das etapas mais importantes do eSocial é manter os dados dos colaboradores sempre atualizados.
Uma etapa essencial que vai contribuir para manter o seu negócio em dia com o programa e ainda evitar multas é a integração do sistema de gestão. Com a Contrei isso é possível, basta falar com nossos especialistas que eles tiram quaisquer dúvidas que tiver.
Quais os riscos da empresa perder o prazo do eSocial
E se a empresa não compartilhar as informações dentro do prazo do eSocial? Bom, nesse caso haverá problemas. Isso porque, como foi dito logo acima, a Receita Federal utiliza do programa para executar a fiscalização.
Portanto, em caso de perda de prazo de comunicados, a empresa poderá receber desde notificações do governo federal a multas.
E mais, se a organização prestar esses esclarecimentos de forma voluntária antes da instauração de um processo fiscal em função da inadimplência, ela recebe o desconto de até 40% no valor da multa eSocial.
Principais motivos que podem gerar multas e penalidades
1- Atualização de dados
O sistema também exige que a empresa mantenha os dados cadastrais de seus funcionários sempre atualizados.
Para isso, ela precisa informar desde o número do CPF do colaborador até seu endereço.
Portanto, se o funcionário mudar de endereço ou alterar seu sobrenome após o casamento, por exemplo, o RH precisa atualizar o eSocial.
Caso contrário, a empresa pode receber uma multa de até R$ 600 por cadastro desatualizado.
2- Admissão do trabalhador
A empresa deve comunicar a admissão do funcionário diretamente do sistema do eSocial. Isso deve ser feito, no máximo, um dia antes do colaborador iniciar suas atividades laborais.
Caso o setor de RH não informe a admissão nesse prazo, a empresa pode ser multada num valor que varia de R$ 3.000 a R$ 6.000. Além disso, ela pode receber uma multa no valor de R$ 800 por colaborador não registrado.
3- ASO
As empresas são obrigadas a custear alguns exames médicos aos seus colaboradores, como:
Admissão;
Demissão;
Mudança de função;
Periódicos.
A cada exame realizado – vale lembrar que a necessidade de exames varia de acordo com as funções do colaborador; o funcionário recebe o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO).
Esse atestado deve ser enviado ao eSocial dentro de prazos preestabelecidos pelo próprio sistema ou a empresa pode sofrer multas.
4- Atraso salarial
O atraso no pagamento de salário do trabalhador também gera penalidades para o empregador, uma das causas mais recorrentes de multa no eSocial ISS.
Caso comprovado o atraso no pagamento do salário do trabalhador, a multa imposta ao empregador pode chegar ao valor de até R$ 170,26.
5- Falta de comunicação de acidentes de trabalho
A empresa também é obrigada a prestar informações sobre acidentes de trabalho que ocorrerem com seus colaboradores.
Para isso, ela precisa emitir uma Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), que deve ser enviada ao sistema do eSocial até um dia útil após o acidente.
Porém, se for constatada a morte do funcionário em função desse acidente, o envio da CAT deve ser feito de forma imediata.
Caso a empresa não forneça essas informações dentro dos prazos estabelecidos, poderá receber uma multa que varia entre o limite mínimo e máximo do salário de contribuição.
6- Não informar riscos do trabalho
De acordo com o Artigo 58 da Lei 8.213/91, todos os trabalhadores têm o direito de serem informados sobre os riscos que seu cargo oferece no início do seu trabalho.
Portanto, a empresa precisa informar todos os seus funcionários, independente da função, sobre os riscos inerentes ao seu trabalho.
Para comprovar que essas informações foram fornecidas, as empresas são obrigadas a criar um Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).
Esse documento deve ficar disponível para que os colaboradores sempre possam consultar quais são os riscos da sua função.
Caso os colaboradores não recebam essas informações, eles podem receber multas muito elevadas, que variam entre R$ 1.812,17 e R$ 181.284,63.
7- Afastamento temporário
As empresas ainda são obrigadas a informar no eSocial quando algum de seus funcionários estiver em afastamento temporário.
Esse afastamento pode ocorrer por vários motivos, como licença maternidade, recebimento do auxílio-doença, férias, entre outros.
Caso essas informações não sejam fornecidas, a empresa também pode ser multada. Assim como no caso anterior, a multa varia entre R$ 1.812,87 e R$ 181.284,63.
8- Folha de pagamento
As empresas são obrigadas a fornecer todas as informações da folha de pagamento, como por exemplo:
- Salário mensal;
- Valor do vale-transporte;
- Valor do vale-alimentação;
- INSS;
- Bonificação recebida pelo colaborador;
- E outros.
9- Trabalhadores sem registro
A carteira de trabalho é um documento obrigatório para profissionais que atuam em regime CLT.
Por isso, empresas que adotam esse tipo de contrato de trabalho são obrigadas a registrar seus funcionários em suas Carteiras de Trabalho (CTPS).
Essa informação também deve ser registrada na plataforma do eSocial, já que a empresa precisa prestar contas sobre seus colaboradores.
Caso a organização não registre o funcionário e não informe o eSocial, pode receber uma multa de até R$ 800 por colaborador. Em caso de reincidência, o valor da multa eSocial pode chegar a R$ 6 mil.
Além das multas, o empregador também pode adquirir passivos trabalhistas, já que o funcionário contratado pode acionar a Justiça do Trabalho para comprovar a existência de um vínculo trabalhista.
10- Descumprimento de pagamento de verbas rescisórias
Caso a organização não cumpra essa determinação, poderá receber uma multa que varia entre R$ 10,64 e R$ 106,41 por colaborador. Em caso de reincidência, o valor da multa pode ser dobrado.
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